社内コミュニケーションは、インナーコミュニケーション、インターナルコミュニケーションとも言われるようになっており、その効果が注目されてきています。
特に、
- 企業のミッションや価値を共有する
- 目標を周知する
- 基礎的な業務ノウハウを伝える
- 社内文化やルールの把握を助ける
という点において非常に効果的であり重要です。 これられにより、生産性の向上や、離職率の低下が見込めます。
- 従業員が多い企業
- スタッフの増員が急激に進んでいる企業
- 拠点があちこちに散らばっている企業 ・飲食チェーンなどの多店舗広域展開企業 ・事業所が各所に点在している企業
では、研修やイベントを通じた対面での社内コミュニケーションを全社的に行うことが難しく、書面などを活用しているケースが多くあります。 様々な資料やマニュアルを配布し、読ませるという方法は一般的であり、多くの企業が採用しています。 社内報やイントラネットWebサイトが代表的な方法になるでしょう。
ただ昨今、社内コミュニケーションに動画を利用するというケースが多くなってきています。 国内でもグローバル展開を行っている企業での動画利用が目立っていましたが、最近になって国内のみで多店舗展開を行っている企業や、場合によっては中小企業においても動画を使った社内コミュニケーションを実施し始めているようです。
社内コミュニケーションに動画を使うメリットはなんでしょうか。 また、その場合どういったポイントを抑えると良いでしょうか。
本稿では上記のポイントについて、簡潔にまとめたいと思います。
社内コミュニケーションに動画を利用するメリット
伝達できる情報量が多くなり、より伝わりやすくなる
例として、経営層からのメッセージを社内に伝達するとします。
- 文章やグラフなどを使い資料を作成して配布する。
- その資料を使い、経営層が直接社員に対してプレゼンテーションを行う。
この場合、どちらがより伝わりやすいでしょうか。
２であることは明白かと思います。資料の解説をし、声や表情などのニュアンスを含めてよりわかりやすく説明するのがプレゼンテーションです。
社内コミュニケーションへの動画活用は、簡単に言ってしまえば、２のプレゼンテーションを撮影し社員が視聴できるようにすることです。 動画を活用すれば、朝礼や全社会合などでしか行えなかった経営層から社員への直接のプレゼンテーションをいつでもどこでも視聴させることができます。 非常に高いメリットが有ることがわかります。
経営層からのメッセージだけではなくその他の内容においても、動画を利用することで、伝達できる情報量を対面でのコミュニケーションに近いレベルまで引き上げることができます。
冒頭で記載した、
- 企業のミッションや価値の共有
- 目標の周知
- 基礎的な業務ノウハウ
- 社内文化やルール
これらをプレゼンテーション形式の動画にして社員に視聴させることで、意識や目標の共有だけではなく、均質に行うべき簡単な研修も動画で行えます。
弊社のクライアントの事例では、
- 営業部でのセールスノウハウの共有
- 飲食チェーンでの新メニュー調理方法の共有
- 周年事業での各支社での取り組みを動画で共有
- プライバシーマーク研修（簡単で毎回同じ内容を行う）を動画化
など、様々な社内コミュニケーションで動画を活用頂いています。
実施時に押さえておくべきポイント
どれがどういった動画なのかを明確に把握できるように
動画を撮影し動画ファイルをイントラネットサーバにおいておくだけでは、何がどの動画なのかがわからなくなりますし、何より検索を行うことが難しくなります。 これでは、社員が見たいときに目的の動画を見ることが難しいです。
そこで、動画を掲載するためのページを作成し、予め動画に対してメタ情報（タイトルや説明文）をつけて、PCやスマホなどから動画と同時に確認できるようにしておく必要があります。
また検索性を高めるため、動画をカテゴリー分けして表示する機能やタグ付けを行える機能があることが好ましいです。 検索フォームから先程のメタ情報を検索する機能も必要になるでしょう。
単純なイントラネットWebサイトの場合、動画を管理するための機能が不足している場合がほとんどですので、動画サイトの構築・管理システムが必要になってきます。
厳密に、社員のみに見せなければならない
社内コミュニケーション用の動画ですから、外部の方に見せる目的ではなく、むしろ外部の方には見られてはいけないもののほうが多いはずです。 よって、Youtubeなどの動画共有サービスを使って社内コミュニケーション用の動画を社員に見せることはできません。 ※利用規約でも機密保持は保証されていません
では先ほどと同様に、イントラネットサーバーに動画をおいておき、社員はそれを手元にダウンロードして視聴する方法をとってはどうでしょうか？ この場合、動画ファイルがPCやスマートフォンに保存されてしまいますので、ちょっとした原因でそれらが外部に流出する可能性が高くなります。
ではどうすればいいでしょうか。 可能な限り、手元にダウンロードをさせない形で動画を視聴させる必要があります。 また、社員のみが動画視聴のためのシステムにアクセスすることができる工夫も必要でしょう。
- イントラネットに動画配信用のシステムを設置する
- 社員にIDとパスワードを配布し、それを使わないと視聴できないようにする
- セキュリティの高い配信システムを利用する
ことで、社員のみに視聴をさせることはできるでしょう。
ソーシャルキャストならできます
弊社のソーシャルキャストは、イントラネットにも設置可能な動画配信ポータル構築システムとなっています。ユーザー管理も可能です。
またブライトコーブ社では、社内コミュニケーション向けの動画配信に力をいれており、限られたIPやドメインでしか動画が視聴できないような機能も備えているようです。
ソーシャルキャストと組み合わせることにより、非常にセキュリティの高い社内動画配信が行えるでしょう。
動画の作成が大きな課題になっている場合
実際に動画活用を行う際に、最も課題として多く上がるのが配信する動画をどのように準備するかという点です。
動画の撮影は一般的には非常に高いコストがかかると理解されています。 もちろん、プロレベルのクオリティが必要な場合は、ある程度のコストを覚悟する必要がありますが、一般的な社内コミュニケーションに利用するレベルであれば、具体的な方法をを学ぶだけで簡単に動画作成はできてしまいます。
弊社では、社内コミュニケーション向けの動画作成ノウハウをまとめた教材を無料で配布していますので、よろしければご参考になさってください。
配布している教材では。
- なるだけ機材を安く揃え
- 一般的なパソコンを使い
- ある程度の見栄えがするプレゼンテーション動画を撮影する
方法をまとめています。